7 randvoorwaarden om als organisatie van start te gaan met onlinehulp

Kwaliteitsvolle onlinehulp aanbieden? Met een goede voorbereiding ben je halfweg!

1. Zorg voor een draagvlak binnen de organisatie

Wil je een nieuwe werkvorm of methodiek introduceren, dan heb je nood aan voldoende draagvlak binnen je organisatie. Directie, beleidsmakers of therapeutisch verantwoordelijken kiezen best bewust voor bepaalde toepassingen als (een van de) middelen om de hulpverlenings- of preventiedoelen te realiseren. Een organisatie heeft dus een goede visie en een plan van aanpak nodig om de implementatie in het team of de organisatie mogelijk te maken. Op die manier blijft de nieuwe onlinetoepassing niet beperkt tot enkele medewerkers.

2. Zorg voor een multidisciplinaire samenwerking

Onlinehulp ontwikkelen en realiseren vraagt betrokkenheid van meerdere medewerkers met verschillende competenties en vanuit verschillende disciplines. Wil je als organisatie onlinehulp ontwikkelen en realiseren, dan stel je best je team zodanig samen dat de volgende vijf typemedewerkers aanwezig zijn:

de ICT-deskundige
de onlinehulpverlener
de pionier-inspirator
de onlinehulp-organisator
de behartiger van onlinehulp in het management

Denk eraan dat de medewerkers die het aanbod ontwikkelen en integreren bepalen hoe sterk onlinetoepassingen geïntegreerd worden in de hulpverlening en preventie.

3. Hou rekening met tijd

Onlinehulp introduceren in een organisatie vergt twee soorten tijd.

Enerzijds zal je effectief tijd moeten vrijmaken om het initiatief uit te werken, om te overleggen, webpagina’s uit te schrijven, enzovoort.
Anderzijds zal je ook een tijdsperiode moeten voorzien om het idee te lanceren, te laten rijpen, draagvlak te vinden, enzovoort.

De initiatiefnemers zullen hierbij vooral geduld moeten beoefenen en trachten een strategie te bepalen om hun ideeën en plannen in de organisatie bespreekbaar en aanvaard te krijgen.

4. Voorzie voldoende financiering

Wanneer je onlinetoepassingen wil ontwikkelen en realiseren heb je middelen nodig. Deze kan je in kaart brengen door je te focussen op de verschillende soorten kosten:

Opstart- & onderhoudskosten van de tool
Personeels- & werkingskosten
(Eventueel) een financieringsregeling voor onlinehulpprestaties naar hulpvragers

5. Werk nauw samen met ICT’ers

Om onlinehulp te realiseren schakel je per definitie informatie- en communicatietechnologie (ICT) in. Dit is niet zo vanzelfsprekend. Bemoeilijkende factoren zijn o.a.:

de snelle evolutie van onlinetools
het samenspel tussen welzijn-, gezondheidswerkers en ICT’ers, wat vaak zorgt voor spraakverwarring.

Om deze redenen is het belangrijk om op voorhand een duidelijk beeld te krijgen van de ICT-vereisten. Hiervoor is het samenwerken met iemand die deze technische expertise heeft een must.

6. Pas de werkplek aan

Denk na over de werkplek van de online medewerkers. Sommige online communicatietoepassingen vragen om een rustige werkplek waar de medewerker zich ten volle kan concentreren. Gezien onlinehulp plaatsloos is, biedt het ook de mogelijkheid om de tool van thuis uit en buiten de kantooruren te raadplegen. Dit vraagt om duidelijke afspraken.

7. Zorg ervoor dat alle betrokkenen deskundig zijn

Wil je onlinehulp inbedden in je organisatie als onderdeel van preventie en hulpverlening, dan spreekt het voor zich dat alle betrokken actoren deskundig moeten zijn. Heb aandacht voor mediawijsheid. Een mediawijze hulpverlener of preventiewerker beschikt namelijk over de nodige competenties om bewust en kritisch te kunnen bewegen in een complexe, veranderende en gemediatiseerde wereld. Deze specifieke competenties kunnen omschreven worden als:

Mediabewustzijn: Welke rol spelen media in ons leven en in dat van onze cliënten?
Mediabegrip: Welke factoren bepalen mee de mediaboodschappen die dagelijks op ons af komen of de applicaties waarlangs ze verspreid worden?
Mediahouding: Wat vinden we via de media?
Mediagedrag: Wat zijn de consequenties van ons mediagedrag?

Als organisatie kan je bijdragen aan de mediawijsheid van je medewerkers door hen opleidingen te laten volgen die inspelen op deze competenties.