Het Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs (hierna: “VAD”) beschermt de persoonsgegevens die het verzamelt. We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”). De AVG is een Europese Verordening die de regels voor verwerking van persoonsgegevens (bv. leeftijd, geslacht, …) bepaalt.
Wat is het doel van de VAD-leerlingenbevraging?
De gegevens van de leerlingen worden door VAD verwerkt in het kader van de VAD-leerlingenbevraging, waaruit zij een Vlaams syntheserapport opmaakt en schoolrapporten op maat van iedere deelnemende school. De leerlingenbevraging onderzoekt het middelengebruik (roken en vapen, alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie, gokken en gamen) binnen de leefwereld van jongeren. VAD bundelt jaarlijks de resultaten van alle scholen die aan de leerlingenbevraging deelnamen, in een syntheserapport.
Daarnaast verwerkt VAD de gegevens van de school tot een gratis geaggregeerd (de resultaten worden enkel per graad en voor de ganse school weergegeven) schoolrapport. Het rapport bevat een beschrijving van de resultaten, alsook een bespreking van deze resultaten en een aantal concrete tips op maat van de school.
Het schoolrapport is geen doel op zich maar dient als hulpmiddel om een alcohol- en drugbeleid (DOS) op maat van de school te ontwikkelen. De school zal in geen enkel geval uit dit schoolrapport leerlingen kunnen identificeren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De vragenlijst polst naar persoonlijke gezondheidsgegevens. De volgende persoonsgegevens zullen door middel van Formdesk door VAD verwerkt worden:
- Leeftijd en geslacht
- Onderwijsvorm en leerjaar
- Gegevens rond middelengebruik (roken en vapen, alcohol, illegale drugs, gamen, gokken en psychoactieve medicatie)
Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
Het doel van de leerlingenbevraging is een geaggregeerd beeld te creëren. De leerlingen zullen dus op individueel niveau geen gevolgen ondervinden over de antwoorden die ze ingegeven hebben. VAD en de scholen garanderen dat de persoonsgegevens die een leerling invult niet zullen leiden tot de unieke identificatie van de leerling. Bovendien ontvangt de school, of eender welke andere ontvanger van geaggregeerde resultaten, in geen enkel geval de individuele antwoorden van de leerlingen.
De toegang tot de gegevens door de personeelsleden van VAD is strikt beperkt tot enkele personeelsleden die hiervoor gemachtigd zijn en beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van deze personeelsleden.
Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
De ruwe data blijven op het platform FormDesk staan tot maximum 3 weken nadat de bevraging op school werd afgerond. De data worden daarna gedownload uit FormDesk en de link met de invulcode van de leerling wordt verbroken. Wanneer de data gedownload zijn uit FormDesk en bewaard op het VAD-netwerk worden de ingevulde vragenlijsten uit het platform verwijderd.
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de noodzakelijke duur van het onderzoek (maximum bewaartermijn van 18 maanden) en worden enkel voor wetenschappelijke doeleinden en niet voor commerciële doeleinden gebruikt.
Op welke rechtsgrond steunt de school?
De verwerkingen voor van de leerlingenbevraging steunen op de rechtsgrond van uitdrukkelijke toestemming (art. 6, lid 1, a AVG, art. 9, lid 2, a AVG). Hoe deze opgevraagd wordt, hangt af van de leeftijd van de leerling.
Is de leerling jonger dan 18 jaar?
Voor het verwerken van persoonsgegevens van leerlingen die jonger zijn dan 18 jaar dienen de ouders/voogd volgens de AVG hun expliciete toestemming te geven voor het invullen van de vragenlijst. De School zal de expliciete toestemming bewaren tot december van het jaar volgend op het schooljaar dat de leerlingenbevraging wordt afgenomen. Enkel wanneer er expliciete toestemming gegeven wordt door de voogd of ouder, mag een minderjarige leerling de vragenlijst invullen.
Is de leerling 18 jaar of ouder?
Leerlingen die 18 jaar zijn of ouder, mogen zelf kiezen om al dan niet expliciete toestemming te geven voor het invullen van de vragenlijst en het verwerken van de persoonsgegevens. De school kan de ouder/voogd van minderjarigen of ouder wel op de hoogte brengen van de deelname aan de VAD-leerlingenbevraging.
Wie de toestemming heeft verleend, heeft altijd het recht om deze achteraf weer in te trekken. Die intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die voordien werden uitgevoerd. Om dit recht uit te oefenen, kunt u privacy@vad.be contacteren.
Hoe gebeurt de inlogprocedure?
De afname gebeurt in groep, bv. in een klas- of studielokaal via de computer of tablet van de school. Voor de hoogste graad van bescherming dienen leerlingen de vragenlijst in te vullen via de wifi van de school. Het invullen van de vragenlijst is volledig vrijwillig en kan op ieder moment worden stopgezet.
Op elk moment heeft elke leerling het recht om zijn of haar toestemming voor het gebruik van de ingevulde vragenlijstresultaten in te trekken. Dit kan slechts voor een heel beperkte tijd omdat de identiteit daarna volledig wordt losgekoppeld van de antwoorden. Minstens één leerkracht of ander lid van het schoolpersoneel is in het lokaal aanwezig om toezicht te houden en eventuele vragen te beantwoorden of problemen op te lossen.
Elke leerling krijgt een unieke code (gebruikersnaam en wachtwoord) waarmee hij/zij op de schoolcomputer of op de eigen computer kan inloggen. Elke leerling dient zijn of haar automatisch gegenereerd wachtwoord te veranderen in een persoonlijk wachtwoord, vooraleer hij/zij de vragenlijst kan invullen. Hierdoor bieden we de leerling de garantie dat de school de ingevulde vragenlijst niet opnieuw kan inkijken met de logincode die de leerling willekeurig kreeg.
Wat mag de leerkracht NIET doen tijdens het invullen van de vragenlijst?
De leerkracht die de afname organiseert in de klas kijkt niet mee naar de antwoorden die de leerlingen digitaal invullen, noch fysiek, noch via pc-monitoring. De leerkracht mag in geen enkel geval de bevragingen inkijken of anderen (leerlingen, leerkrachten, directie, ouders, …) de mogelijkheid geven dit te doen. Daarnaast mag de leerkracht/school in geen enkel geval druk uitoefenen (d.m.v. van een straf) op de leerlingen om de digitale vragenlijst in te vullen.
Waar worden de persoonsgegevens opgeslagen?
VAD ontvangt de individuele antwoorden via FormDesk, een Nederlands bedrijf, en analyseert ze op eigen servers. Er is dus op geen enkel moment sprake van een doorgifte van persoonsgegevens naar gebieden buiten de Europese Economische Ruimte.
Welke rechten heeft de leerling?
Behoudens de voorwaarden en beperkingen van de AVG, kunnen leerlingen de volgende rechten uitoefenen over hun persoonsgegevens:
Recht op toegang tot persoonsgegevens
Het recht om toegang te vragen tot de eigen persoonsgegevens, om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij hebben verzameld en bijkomende informatie over hoe wij de gegevens verwerken.
Recht op rectificatie
Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens die over de betrokken leerling bewaard worden aan te vullen.
Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”)
De leerling beschikt over het recht om diens persoonsgegevens uit onze systemen te laten verwijderen.
Recht om uw toestemming in te trekken
Zoals hierboven vermeld, kan de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens die met toestemming zijn verzameld, altijd opnieuw ingetrokken worden. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen bestaat het recht om de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken. Als dit recht succesvol uitgeoefend wordt, blijven de persoonsgegevens opgeslagen, maar blijft het gebruik ervan beperkt. Dit verzoek is bijvoorbeeld mogelijk als de respondent van mening is dat de persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door ons niet gerechtvaardigd is. We hoeven deze verzoeken alleen in te vullen in specifieke gevallen, zoals wettelijk bepaald.
Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
Het recht om persoonsgegevens die door ons worden verwerkt te verkrijgen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om deze gegevens te laten doorsturen of te kopiëren naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
De bovenstaande rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@vad.be. Behoudens wettelijk bepaalde legitieme uitzonderingen, verbinden wij ons ertoe binnen een maand na ontvangst op uw verzoek te reageren. We kunnen eerst om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de respondent te bevestigen en om er zeker van te zijn dat het verzoek van die respondent afkomstig is.
Recht om een klacht in te dienen
Als de respondent van mening is dat diens rechten inzake gegevensbescherming schenden, heeft die het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbescherming, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be
Hoe kan de leerling ons contacteren?
De school is de verwerkingsverantwoordelijke van de leerlingenbevraging. Contactinformatie van de school en eventueel van hun functionaris voor gegevensbescherming kan u op hun website terugvinden.
VAD (Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs, ondernemingsnummer 0424.327.587) handelt als verwerker van dit onderzoek voor de school. Voor vragen/opmerkingen omtrent de privacy van dit onderzoek, kan de respondent de school in kwestie contacteren, of VAD zelf via privacy@vad.be. U De respondent kan de functionaris voor gegevensbescherming van VAD contacteren via dpo@vad.be.